Détails sur la nature du fichier des écritures comptables
Concernant le contenu du fichier des écritures comptables (FEC), il correspond à un journal comptable composé de toutes les écritures comptables de votre entreprise sur la durée d'un exercice, sauf exceptions. A l'intérieur de ce fichier unique, les écritures comptables sont numérotées de manière chronologique et croissante sans rupture de la séquence (les ruptures de séquence devant pouvoir être justifiées).
Format et remise du FEC
Votre entreprise doit remettre au vérificateur la copie des FEC correspondant aux exercices contrôlés et qui sont listés dans l'avis de vérification. Il s'agit en général des trois derniers exercices clôturés, mais le vérificateur peut étendre la vérification à l'exercice en cours, non clôturé, en matière de TVA ou de CVAE.
Vous avez la possibilité de les remettre à l'administration, sous le format de votre choix, soit sous forme de fichiers à plat soit sous forme de fichiers XML.
En principe, un fichier doit être remis par exercice soumis à contrôle. Néanmoins, si le volume de données est trop important pour constituer un seul fichier d'écritures comptables par exercice, le fichier peut, en accord avec le vérificateur, être remis de manière simultanée sur plusieurs supports. Il est ainsi possible de procéder à un découpage par période et transmettre plusieurs fichiers pour un même exercice.
Utilisation du FEC en cas de contrôle URSSAF
Le FEC est exigible par l'administration fiscale en cas de contrôle fiscal. En pratique, il arrive fréquemment que l'URSSAF demande également à l'entreprise subissant un contrôle la remise d'un FEC, l'URSSAF pouvant se faire remettre tous documents nécessaires à l'exercice de son contrôle (CSS art. R 243-59, al. 3).
