Contenu du fichier des écritures comptables
Le contenu du FEC est normé par l'article A47A-1 du LPF. Votre fichier des écritures comptables (FEC) correspond à un journal comptable composé de toutes les écritures comptables de votre entreprise sur la durée d'un exercice, sauf exceptions. A l'intérieur de ce fichier unique, les écritures comptables sont numérotées de manière chronologique et croissante sans rupture de la séquence au sein d'un même code journal.
A noter que la présence de rupture ne constitue pas nécessairement une cause de rejet du FEC ; dans ce cas, il convient alors de pouvoir justifier de ces ruptures, par exemple par le fonctionnement du logiciel comptable, l'objectif étant de démontrer que cette rupture ne correspond pas à la non extraction d'une écriture comptable qui aurait dû figurer dans le FEC.
Ce fichier unique comprend les écritures de reprise des soldes de l'exercice antérieur (les « à nouveaux »).
Il est constitué des écritures après opérations d'inventaire, donc il doit contenir les écritures de reclassement de fin d'exercice. L'administration indique comme étant des écritures d'inventaire les écritures d'amortissement, les écritures de cession des immobilisations, les écritures de dépréciation, les écritures de stocks, les écritures de provision et les opérations de régularisation. En revanche, le FEC ne doit pas contenir les écritures de solde des comptes de charge et de produit, il faut donc que la somme des comptes commençant par 6 et 7 indique le résultat comptable.
Le FEC ne doit pas contenir d'écritures de centralisation selon l'article A 47A-1 du LPF. En revanche, dans sa doctrine, l'administration autorise les écritures agrégées contenues dans certaines applications métier (BOI-CF-IOR-60-40-20 n°60 et 65). De même pour les succursales étrangères de sociétés françaises, l'administration admet de ne pas retranscrire l'intégralité des écritures de ces succursales, et permet donc de présenter des éléments agrégés (BOI-CF-IOR-60-40-10 n°60).
Le FEC doit contenir pour chaque écriture, l'ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l'entreprise selon l'article A47 A-1 du LPF.
Forme du fichier des écritures comptables
Votre FEC doit respecter les conditions de forme énoncées à l'article A 47A-1 du LPF.
Pour les FEC relatifs aux exercices clos après 2012 des sociétés ayant la personnalité morale en France et non imposables dans la catégorie des BNC et BA, les 18 premières informations doivent obligatoirement correspondre, dans l'ordre, à celles listées dans le tableau suivant (LPF art. A47 A-1) :
| NOM DU CHAMP | FORMAT DU CHAMP | CONTENU DU CHAMP |
| JournalCode | Alphanumérique | 1. Le code journal de l'écriture comptable |
| JournalLib | Alphanumérique | 2. Le libellé journal de l'écriture comptable |
| EcritureNum | Alphanumérique | 3. Le numéro sur une séquence continue de l'écriture comptable |
| EcritureDate | Date | 4. La date de comptabilisation de l'écriture comptable |
| CompteNum | Alphanumérique | 5. Le numéro de compte, dont les 3 premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français |
| CompteLib | Alphanumérique | 6. Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français |
| CompAuxNum | Alphanumérique | 7. Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) |
| CompAuxLib | Alphanumérique | 8. Le libellé de compteauxiliaire (à blanc si non utilisé) |
| PieceRef | Alphanumérique | 9. La référence de la pièce justificative |
| PieceDate | Date | 10. La date de la pièce justificative |
| EcritureLib | Alphanumérique | 11. Le libellé de l'écriture comptable |
| Debit | Numérique | 12. Le montant au débit |
| Credit | Numérique | 13. Le montant au crédit |
| EcritureLet | Alphanumérique | 14. Le lettrage de l'écriture comptable (à blanc si non utilisé) |
| DateLet | Date | 15. La date de lettrage (à blanc si non utilisé) |
| ValidDate | Date | 16. La date de validation de l'écriture comptable |
| Montantdevise | Numérique | 17. Le montant en devise (à blanc si non utilisé) |
| Idevise | Alphanumérique | 18. L'identifiant de la devise (à blanc si non utilisé) |
Le texte précité autorise également la modification de la forme énoncée ci-dessus : les colonnes « Debit » et « Credit » peuvent être remplacées par les colonnes « Montant » et « Sens ».
Lors d'un contrôle fiscal, votre entreprise devra donc remettre une copie de ce fichier respectant la forme énoncée à l'article A47A-1 du LPF afin de permettre au vérificateur d'établir la régularité de votre comptabilité.
